Content-Management-Systeme sind Informationssysteme zur gemeinschaftlichen Erstellung, Verwaltung, Kontrolle, und Bereitstellung von Informationen. Kennzeichnend für CMS-Lösungen sind zahlreiche Funktionen, die sich in die Bereiche Editierung, Darstellung und Berechtigung von Informationen gliedern lassen.

Effiziente Eigenschaften von Content-Management-Systemen

Im Bereich der Editierung können Informationen basierend auf einem Redaktionssystem im CMS erstellt und verwaltet werden. Dabei können die Inhalte arbeitsteilig und ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Besonders die Wiederverwendung von Inhalten ist ein entscheidender Prozess bei der redaktionellen Erstellung von Inhalten, denn häufig werden Texte, Abbildungen, Tabellen oder Videos an mehreren Stellen des Systems benutzt. Idealerweise werden diese nur ein Mal erstellt und dann referenziert oder verknüpft. Diese Vorgehensweise wird Content-Syndication genannt und ist vor allem bei der Mehrsprachigkeit von Inhalten von hoher Relevanz. Die Speicherung der Informationen und Medien erfolgt zentral in einer internen Datenbank des CMS. Die Pflege der Inhalte kann jedoch dezentral erfolgen und mit Hilfe von Versionskontrollen überprüft werden. Damit werden verteilte Arbeitsabläufe und abteilungsübergreifende Qualitätskontrollen ermöglicht.

Die Darstellung von Informationen erfolgt nach dem Prinzip der strikten Trennung von Inhalt, Struktur und Layout. Diese Funktion zählt zu den Hauptmerkmalen von CMS-Anwendungen und ermöglicht, dass Inhalte unabhängig von der Struktur der Daten verändert und in unterschiedlichen Layouts ausgegeben werden können. Entscheidend bei der Darstellung von Informationen ist die Zielgruppenadressierung, mit der die Inhalte anhand der Interessen der Benutzer ausgegeben werden. Dabei unterstützt das CMS die Inhaltsaggregation durch die automatische Gruppierung von Kategorien oder die zeitlich begrenzte Ausgabe von Informationen auf Grundlage von Informationslebenszyklen. Für die Auffindung von dargestellten Informationen ist eine leistungsstarke Suchfunktion der Inhalte und Medien unerlässlich. Voraussetzung dafür ist eine geeignete Datenbank zur schnellen Speicherung und Indexierung der Daten.

Im Bereich der Berechtigung können individuelle Benutzer im CMS angelegt werden, die über entsprechende Rollen und Rechte verfügen. Über komplexe Workflows können mehrere Benutzer gleichzeitig auf dem System an den gleichen Inhalten arbeiten und damit Qualitätskontrollprozesse abgebildet werden. Darüber hinaus können Workflows entlang der Geschäftsprozesse im Unternehmen abgebildet werden und unterstützen komplexe Arbeitsschritte.

Spezialisierungen und Ausprägungen von Content-Management-Systemen

Neben diesen zahlreichen Funktionalitäten können CMS-Anwendungen in die Spezialsierungen Web-Content-Management-Systeme (WCMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) unterschieden werden.

Web-Content-Management-Systeme umfassen die Verwaltung von Inhalten auf Webseiten oder Online-Shops. Diese Inhalte werden mit Hilfe von Redaktionswerkzeugen erstellt und mit Multimedia-Elementen, wie Bildern oder Videos angereichert. WCMS-Lösungen sind spezialisiert auf die Ausgabeform der Informationen für beispielsweise mobile Systeme oder die Verteilung der Inhalte in sozialen Netzwerken.

Enterprise-Content-Management-Systeme hingegen sind spezialisierte Lösungen zur Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen in einem Unternehmen. Diese Systeme werden vor allem bei Großunternehmen eingesetzt, um Geschäftsprozesse und Schnittstellen aus anderen unternehmensspezifischen Systemen in das Informationsmanagement des CMS zu integrieren. Das Ziel eines ECMS ist die Strukturierung von Informationen in Form von Dokumentverwaltungen, Ablageverwaltungen und hochkomplexen Workflows zur Vermeidung von Datenredundanzen. Darüber hinaus beinhalten ECMS-Lösungen Bestanteile eines WCMS, wie den Betrieb von mehreren unabhängigen Webseiten (Mandantenfähigkeit), sowie die Abbildung von komplexen Berechtigungs- und Authentifizierungsprozessen.

 

 

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